У любой компании имеются такие сведения, которые непременно должны тщательнейшим образом оберегаться от чужих глаз даже в границах самой компании. Безопасность обеспечиваться должна на протяжении всего периода актуальности документа, и непосредственно до момента его уничтожения. Какие же имеются особенности обеспечения сохранности секретного и банковского документа.
Хранение конфиденциальных документов вне офиса
В настоящее время услуги хранения документов предлагают многие специализированные компании. Так, например, любой организации может быть обеспечено надежное хранение банковских документов в компании Сейф Бокс, которая создаёт абсолютно безопасные условия и обеспечивает сохранность любых материалов вашей компании. Все документы храниться будут в закрытых боксах, и доступ к ним имеется исключительно у владельца.
Для большого объема документов предоставляются архивные обособленные ячейки, имеющие дополнительную степень защиты. Также есть возможность сохранять дела на полках в хранилище, размещая их в архивных коробах. Для обеспечения сохранности и полной конфиденциальности маркируются короба исключительно штрих-кодами.
От уровня сознательности, с которым эта организация подходит к вопросу связанному с хранением секретных документов, напрямую зависит безопасность вашей организации либо служебная тайна. Существуют определенные правила хранения документов имеющих секретные сведения:
- полное ограничение доступа к ним – право входа в хранилище имеется исключительно у руководителя, и сотрудников, которые выполняют обработку их и хранение;
- контроль доступности к ним посторонних — уборка в помещении, и ремонт при необходимости оборудования проходить должны исключительно под строгим контролем сотрудника секретного делопроизводства;
- обеспечение безопасности от возможного проникновения. Двери и окна должны надежно защищаться от взлома: наличие распашных решеток (даже на высоких этажах) и пластины из металла на дверях;
- вход после запирания всегда опечатывается;
- помещение имеет в обязательном порядке сигнализацию. Ключи в нерабочее время находятся в опечатанном пенале на охранном посту либо в сейфе в секретном делопроизводстве;
- любой документ храниться в сейфе либо в металлическом шкафу, которые после запирания непременно опечатываются;
- обязательное ведение учетного журнала и регистрации — всем документам присваивается при создании исходящий номер, заносящийся в журнал, подтверждая тем самым его существование.
В том случае, когда секретные или банковские документы выходят из документооборота, они передаются в архив организации либо же продолжают храниться вне офиса в хранилищах архивной организации.
Загрузка...
Загрузка ...